A redução de custos em uma empresa geralmente é considerada em tempos de vaca magra. Assim, os cortes vão de profissionais, benefícios a coisas rotineiras que fazem parte do escritório.

No entanto, a redução de custos deveria ser vista como uma estratégia para manter o caixa da empresa saudável. Assim, não seria cogitada apenas na “hora do aperto”.

Aplicando a mentalidade que temos com nossas finanças pessoais, torna-se possível driblar os desafios nos tempos difíceis. Dessa forma, basta buscar opções mais econômicas que as grandes marcas, que oferecem as mesmas vantagens, mas com o preço mais salgado.

Antes de colocar a redução de custos em ação, avalie todos os gastos da empresa. Então, analise os processos atuais para identificar possíveis valores que não se justificam, podendo ser substituídos por formas mais baratas ou gratuitas.

Abaixo selecionamos 7 dicas para você considerar a redução de custos desde já na sua organização.

1 – Produtos descartáveis

O produto descartável de maior uso geralmente são os copos. Seja para água ou café, os copos plásticos são presentes entre os funcionários e clientes.

Agora, pense: cada copo usado é jogado fora. Se uma pessoa bebe em torno de 2L de água por dia, pense em quantos copos são usados e jogados fora por dia!

Copos de plástico são um desperdício no aspecto ambiental, pois demoram entre 200 e 450 anos para se decompor. São desperdício também no aspecto financeiro, já que é um produto que precisa ser descartado e é de uso contínuo. A redução de custos pode partir daí.

Ofereça opções mais ecológicas e baratas a médio prazo! Distribua garrafas e canecas que podem ser usadas para o café, água ou outras bebidas.

Esses “mimos” podem ser personalizados com o logo da empresa e distribuídos em um kit de boas-vindas nas futuras contratações.

Para clientes e visitantes, ofereça copos e xícaras de vidro ou outro material como cerâmica. São peças delicadas que dão um charme e causam uma boa primeira impressão 🙂

2 – Equipamentos ligados em stand-by

Muitos profissionais têm o costume de deixar os monitores e outros equipamentos em modo stand-by. Mesmo que seja numa proporção menor do que se estivessem em uso, os equipamentos ainda estão consumindo energia.

Convenhamos que, caso ninguém vá usar o aparelho por um período maior do que 10 minutos, não há necessidade de deixá-los em stand-by.

Estimule os colaboradores a desligarem os seus equipamentos e a fiscalizarem outros aparelhos de uso comum.

É aquela máxima: o último a sair do escritório deve fazer uma ronda pelo ambiente e checar se há algo a ser desligado. O caixa da empresa agradece.

3 – Telefone e internet

Numa era digital, manter a todos conectados é primordial para a realização do trabalho e comunicação. A grande questão é que sempre há formas mais baratas de atender as necessidades da empresa.

O telefone pode ser substituído por VoIP com ramais, e outras ferramentas podem ser complementadas para a comunicação interna como o Slack, Hangout e Skype.

No caso da internet, verifique as opções de planos da concorrência. Após uma boa pesquisa, entre em contato com a operadora para negociar um plano com custo mais baixo. Geralmente as operadoras são flexíveis na negociação, principalmente se o cliente vem com valores da concorrência.

Busque por planos corporativos, pois doem menos no bolso.

4 – Contas de energia e água

Citamos mais acima a importância de não manter equipamentos em stand-by. Claramente, existem outras formas que podem ser usadas em conjunto para evitar o desperdício de recurso e dinheiro.

Troque as lâmpadas incandescentes pelas de LED ou fluorescentes, coloque sensores que ligam a luz somente quando há alguém no ambiente. No caso da água, invista em torneiras e descargas mais econômicas.

São medidas que, a longo prazo, ajudarão na redução de custos.

5 – Softwares

Muitas empresas usam softwares pagos. Não é incomum que esses softwares deixem de ser usados com o desligamento de um profissional, sem que a falta de uso seja reportada.

Por isso, de tempos em tempos, verifique se todos os softwares e ferramentas estão sendo usados na frequência esperada. Se não estiverem, cancele com a validação do departamento que os usava.

Se o uso for esporádico, trabalhe em conjunto com o líder da área para buscar alternativas mais baratas ou gratuitas.

6 – Papel e impressão

Hoje em dia é um tanto raro precisar imprimir um documento para guardá-lo. Por isso, digitalize todos os documentos e use ferramentas de armazenamento como o Dropbox, Drive ou OneDrive.

7 – Redução de Pessoal

Aqui o assunto torna-se mais delicado, pois estamos falando sobre vidas. Porém, deve-se sempre considerar se há a necessidade de contratar mais pessoal. No caso de haver necessidade de demissão, uma análise profunda deve ser feita sobre cada caso.

Os custos de contratação e rescisão são sempre altos. Portanto, faça um mapeamento e verifique se uma contratação ou demissão são válidas no momento. Caso contrário, espere o tempo certo.

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Pense sempre em alternativas mais econômicas, e que não deixem de serem funcionais, para o bem da empresa.

A redução de custos deve ser vista como uma forma de mudar positivamente, ajudando a empresa a crescer.

Quando a redução de custos é praticada fora de uma circunstância emergencial, ela é muito melhor aproveitada. Por isso, pratique-a em todo tempo, seja nos tempos bons ou maus.

Não esqueça de incluir e engajar os colaboradores na causa. Eles são parte ativa para a economia da empresa 🙂