Você sabe qual é a relação entre um bom planejamento e o rendimento das suas reuniões? Esses dois fatores estão muito mais conectados do que você imagina.

Atire a primeira pedra quem nunca saiu desanimado de uma reunião longa e pouco eficiente? Quando isso acontece, a sensação é a de que ficamos “sem trabalhar” por um longo período, sem conseguir resolver “nada”. Se para participar da reunião for necessário sair do escritório, cruzar a cidade e enfrentar trânsito, então, o sentimento é ainda pior.

Para que isso não volte a acontecer é simples, basta ter planejamento. Quer ver só?

Antes de agendar uma reunião pergunte-se:

• Existe alguma outra maneira de discutir o assunto ou de distribuir a informação para as pessoas?
• Essa reunião contribuiria para a produtividade de quem vai participar?
• Contribuiria para o atingimento dos objetivos?
• Ela poderia ter 30 minutos a menos?
• Poderia ser feita a distância?

Se chegar à conclusão de que a reunião é realmente necessária, seja presencialmente ou a distância, então, parta para o planejamento.

Como fazer um bom planejamento?

Primeiro defina seu objetivo, o resultado esperado ao final dela, quem irá participar e o tempo necessário para realizá-la, sendo o mais realista possível. Depois, elabore a pauta e a compartilhe com quem vai participar.

Outro ponto importante é escolher a pessoa que irá liderar, que irá conduzir a discussão, garantir que a pauta seja cumprida e que as decisões e os próximos passos necessários sejam encaminhados até seu término. Essa pessoa também será a responsável por controlar aqueles comentários e brincadeiras quebra-gelo que, nós, brasileiros, adoramos fazer, mas que podem facilmente tirar o foco. E lembre-se de ter mais uma pessoa como ponto de apoio para tomar notas, fazer a ata e distribuir conteúdos.

Sempre comece a reunião no horário combinado, reforce o objetivo e os resultados esperados, explique a agenda, faça combinados sobre o funcionamento da reunião e introduza o tema. Ao fechar todos os assuntos, é preciso deixar claro o que se espera de cada participante e em que prazo. Todo mundo tem que sair da reunião sabendo qual o passo seguinte da atividade que vai desenvolver. Dessa forma, não há ruídos na comunicação, os combinados ficam claros e o líder pode fazer o acompanhamento das atividades com maior tranquilidade.

Com essas dicas simples suas reuniões serão sempre produtivas. Aposte nisso!