Todo mundo conhece aquele clássico das reuniões que poderiam ter sido um e-mail. A grande questão é que reuniões deveriam ser maneiras mais rápidas de solucionar problemas e encontrar soluções. Mas o cenário que encontramos não é bem esse, certo?

Durante a pandemia essa realidade se intensificou. Como todo mundo está à distância, os dias são tomados por calls intermináveis no Meet ou no Zoom. Nem preciso dizer que ninguém aguenta mais.

Mas, e se eu dissesse que existem formas de tornar as temidas reuniões em eventos eficientes e eficazes? O sonho de uma reunião rápida é real, e você só precisa seguir algumas regrinhas.

Está pronto para descobrir a solução para os problemas de tédio e cansaço? Então, vem com a gente! Vamos te ensinar 4 dicas essenciais para ter reuniões mais eficientes.

Como ter reuniões eficientes em 4 dicas essenciais

1. Antes de agendar as reuniões, defina sua duração máxima

Não existe sensação pior do que entrar em uma reunião (virtual ou não) sem saber quando ela irá acabar. Por isso, antes de agendar a reunião, converse com os participantes para definir uma duração limite para a conversa. Assim, vocês poderão otimizar o tempo disponível sem sofrer com as falas intermináveis.

2. Crie a pauta da reunião

Parece super intuitivo, né? Pena que pouca gente aplica.

Antes de agendar a reunião, levante todos os pontos que deverão ser debatidos. Dessa maneira todo mundo começará a reunião na mesma página, sabendo exatamente o que será tratado. Essa pauta pode ser enviada por e-mail a todos os participantes no dia do agendamento ou no próprio dia da reunião.

Isso também evita que assuntos paralelos sejam levantados, mantendo o foco de todos nos assuntos definidos como prioridade.

3. Defina um tempo limite de fala para os participantes

A ideia é que pareça um debate mesmo. Em toda reunião, existem aquelas pessoas que falam pelos cotovelos. A intenção dessa regra é dar a mesma oportunidade de fala para quem estiver participando. Além disso, serve também para limitar os discursos.

Para aplicar essa regra, você vai precisar usar um cronômetro. O tempo de fala pode variar de acordo com a duração estipulada da reunião, assim como o tempo de réplicas e tréplicas. Essa é um boa forma de otimizar o tempo da reunião.

4. Resuma as resoluções ao final da reunião

Ao final, é importantíssimo resumir todas as definições que foram feitas ao longo do encontro. Essa é uma maneira de garantir que todos estejam alinhados sobre as resoluções e ainda esclarecer quais dúvidas que tenham ficado.

Faça uma lista em tópicos de todas as definições estratégicas que foram tomadas e envie por e-mail para quem esteve presente como uma ata da reunião.

Conclusão

Não é impossível fazer reuniões eficientes. Porém, é necessário que exista planejamento e organização. Somando isso ao um alinhamento e uma boa comunicação, é possível tornar essa tormenta em uma ferramenta valiosa para a empresa!