Acertar o processo de integração de funcionários é essencial. Essa é a melhor forma de garantir que novos contratados sejam bem-vindos à sua organização. Além disso, permite que se sintam apoiados e valorizados logo nas primeiras semanas! Dessa fora, tornam-se membros produtivos de sua equipe mais rapidamente.

A integração de funcionários começa até antes do novo profissional entrar a bordo na nova empresa. Esse processo envolve diversos passos para que o novo funcionário seja integrado com sucesso.

De acordo com a pesquisa da SHRM, uma boa integração contribui para melhorar a retenção de funcionários. Os funcionários têm 69% mais chances de permanecer em uma empresa por três anos se tiverem uma ótima integração.

É extremamente importante fazer das primeiras semanas de adaptação um processo agradável e amistoso para os novos integrantes. Segundo a pesquisa da O.C.Tanner, até 20% da rotatividade de pessoal acontece durante os primeiros 45 dias na organização.

6 dicas para melhorar seu processo de integração de funcionários

Pronto para levar sua estratégia de integração ao próximo nível? Confira as nossas dicas.

1. Não espere que os contratos sejam assinados para começar a pensar sobre a integração de funcionários

Não espere que o novo funcionário assine o contrato para pensar em sua experiência de integração. Afinal, esse é um valioso tempo para garantir uma adaptação tranquila para o novo colaborador e para o restante do time.

Toda organização precisa de uma estratégia abrangente de integração. Sobretudo, é necessário que ela possa ser personalizada para diferentes locais, departamentos, equipes e funções de trabalho.

A integração acontece desde o momento que o novo contratado aceita a oferta de emprego, só acabando ao final do período de experiência.

Há muita coisa que os novos profissionais podem ter acesso antes do primeiro dia de trabalho.

Se você tiver um portal de autoatendimento como parte de seu sistema de RH, ofereça aos novos profissionais acesso a informações antes do primeiro dia, como:

• O preenchimento de formulários com as informações essenciais, como dados bancários e detalhes para treinamento e qualificação.
  
• A política da organização e outros documentos que precisam de “aceite”.

• Visão geral da organização: sua história, cultura e missão, usando uma mistura de texto, fotos e vídeos.
  
• Mapa do site do seu escritório.
  
• Informações sobre a área local, como onde estacionar ou almoçar.
  
• Links para canais de mídia social internos, como o Slack.

2. Priorize a experiência do funcionário

Entender e melhorar a experiência do funcionário é vital também para o restante do time.

Os novos contratados observam tudo que acontece no trabalho nas primeiras semanas. Por isso, é importante que a experiência seja integrada, de forma a impactar positivamente a vida diária no local de trabalho. Isso deve incluir o bem estar físico, emocional, profissional e financeiro do novo colaborador.

Essa visão integrada gera colaboradores felizes, produtivos e “advogados” da empresa.

Há ganhos tangíveis a serem obtidos a partir do foco na experiência do funcionário. As empresas que investem na experiência do funcionário são mais lucrativas do que aquelas que não investem.

A experiência começa no momento em que uma pessoa se envolve com a sua organização: o processo de recrutamento.

Os benefícios de uma excelente experiência de recrutamento podem ser anulados por um período de integração desorganizado. Isso pode até mesmo levar o funcionário a deixar sua organização antes mesmo de colher os frutos.

Os primeiros 90 dias de trabalho são fundamentais para construir um relacionamento com a marca, líderes seniores e colegas.

Então, pense sobre a integração de funcionários na perspectiva do próprio funcionário. Para isso, lembre-se como você se sentiu quando chegou na organização. Pondere quais aspectos do programa de integração foram úteis e quais não foram.

Antes de cogitar reestruturar o processo de integração, considere pesquisar colaboradores recém contratados. Assim, você poderá descobrir sua opinião sobre o processo existente.

Ao mudar o programa de integração de funcionários, pense em como fazer com que os novos contratados se sintam confortáveis ​​e apoiados. Para isso, você pode considerar:

• Compartilhar histórias de sucesso de funcionários.
• Organizar reuniões informais com os líderes.
• Compartilhar fatos interessantes sobre a organização e sua história.
• Compartilhar fotos e vídeos sobre como é trabalhar na empresa.

3. Mantenha-o simples

Cada pessoa abordará seu novo papel na nova empresa de maneira diferente. Dessa maneira, para muitos, a enorme quantidade de informações a serem absorvidas em pouco tempo pode ser um momento de ansiedade.

De início, é crucial que o ritmo para o novo colaborador seja menos acelerado. Além disso, é importante que o acompanhamento seja feito de perto durante o período de integração de funcionários.

Garanta que o processo de integração contenha apenas informações essenciais, sendo de fácil assimilação – sem sacrificar sua qualidade ou eficácia. Isso melhora a experiência do funcionário, mas também reduz a carga administrativa nas equipes de RH.

Um processo de integração de funcionários confuso e excessivamente complexo dará aos colaboradores uma impressão negativa da sua organização.

Todos os aspectos do processo devem beneficiar o novo contratado, e você como empregador. A maneira com a qual isso ocorrerá depende de você. Entretanto, a experiência não deve ser obscurecida por etapas excessivas que não agreguem valor.

Todo o programa de integração deve ser bem coordenado, motivador e inspirador. Dessa forma, ele deve incluir reuniões individuais com os gerentes sobre metas e objetivos de desempenho pessoais de forma a alinhá-las aos objetivos organizacionais desde o primeiro dia.

As equipes de RH devem fornecer suporte adicional e treinamento aos gerentes de linha. Assim, os gestores contarão com apoio no suporte à equipe durante a integração do novo colaborador.

4. Personalize a experiência tanto quanto possível

Embora seja válido criar um programa de integração de funcionários padrão, sua adaptação às especificidades das áreas e funções da empresa é essencial.

Isso pode incluir:

• Aprender o que é específico para essa função ou departamento e é adequado ao estilo de aprendizado do funcionário.
• Objetivos, metas e gerenciamento de desempenho.
• Recompensa e informações sobre benefícios, que podem diferir por nível de senioridade.
• Tempos de início e arranjos de trabalho flexíveis.
• Informações e procedimentos de segurança.

Uma experiência personalizada não só fará com que o novo contratado se sinta melhor apoiado, como também poderá ser mais eficaz do que em um programa de integração padronizado.

5. Obtenha o apoio de toda a organização

Os líderes seniores devem entender a importância em receber ou se encontrar com novos funcionários. Dessa forma, é essencial que estes expliquem ao novo colaborador o seu papel dentro da estrutura organizacional, explicitando sua contribuição para a missão e metas da empresa.

Por isso, encoraje e promova uma cultura colaborativa, a fim de os funcionários compartilharem seu tempo e experiência com novos colegas.

Você pode até mesmo criar uma rede interna de mentores que esteja à disposição para fornecer suporte e insights extras para novas contratações.

6. Revise e refine regularmente o processo de integração

Toda vez que alguém se junta à sua organização, você tem a oportunidade de aprender sobre seu processo de integração. Por isso, cada contratação é uma oportunidade de identificar aspectos no processo que precisam de ajustes.

Lembre-se: pessoas diferentes terão expectativas diferentes e experimentarão o processo de maneiras diferentes. Assim, quanto mais dados e evidências você coletar, mais sofisticado e inteligente o seu refinamento dos processos de sua organização.

Solicitar feedback antecipadamente de um funcionário ajudará a estabelecer você como um empregador transparente que ouve comentários.

Algumas perguntas que você poderia fazer a novas contratações como parte de uma pesquisa anônima de engajamento podem incluir:

• Qual foi a sua experiência geral do processo de integração?
• Qual foi a parte mais útil ou eficaz do programa?
• O que você mudaria ou gostaria de ver melhorada?
• A cultura organizacional foi refletida com precisão pela nossa abordagem e conteúdo de integração de funcionários?
• Havia algo faltando no processo que teria facilitado os seus primeiros dias?
• O que você mais gostou / menos sobre o processo?

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A integração de funcionários é parte fundamental da adaptação no novo ambiente de trabalho – o que leva tempo. Crie um processo completo para evitar pontos falhos que possam prejudicar uma boa experiência e tornar a adaptação sofrida, custosa e até mesmo traumática.

Envolver toda a empresa nesse período é importante para que a integração de funcionários seja bem-sucedida. Não dependa exclusivamente do acompanhamento de líderes, esteja sempre monitorando e intervindo, quando necessário.