Chegou a hora de começar a planejar a festa de fim de ano! Aprenda como fazer isso e garantir a diversão da sua equipe.

Se você recebeu a tarefa de planejar a festa de fim de ano da empresa, essa é a hora! Organizar uma festa não é difícil. Entretanto, pode ser complexa pelas inúmeras tarefas que a envolvem.

Com planejamento e antecedência, é possível preparar uma festa de fim de ano incrível, reduzindo custos sem afetar a diversão ou a qualidade do evento.

Ao avaliar cuidadosamente a melhor maneira de abordar e executar a festa de fim de ano, você pode criar uma experiência positiva. Isso permite aumentar a satisfação dos funcionários e os níveis de retenção.

Confira 7 dicas para iniciar o planejamento da festa de fim de ano da sua empresa e torná-la memorável!

1 – Para começar, tenha os elementos centrais da festa de fim de ano 

É claro que, como qualquer outro evento ou projeto, você precisa criar um plano que identifique os detalhes para a festa de fim de ano.

Tema, local, hora, data, contagem de convidados, seleções de comidas e bebidas devem ser considerados antes de começar a executar o evento. Um planejamento inicial precisa desses elementos centrais para ser bem-sucedido.

Mas nem tudo precisa ser decidido por você. Embora haja muitas maneiras de tomar essas decisões, geralmente os executivos da empresa é que fazem essas escolhas. 

É melhor trabalhar com uma equipe para decidir todos os detalhes.

2 – Escolha o melhor dia para realizar a festa de fim de ano

Por mais que o evento leve o nome “festa de fim de ano”, não leve o “fim de ano” ao pé da letra. Isto é, não marque a festa para a última semana do ano. Na verdade, vamos além: não marque nem nos dias que antecedem o Natal.

Quanto mais próximo das celebrações, maior a chance dos funcionários não irem. Isto porque muitos costumam viajar ou organizarem suas próprias comemorações com familiares.

Facilite a vida dos seus funcionários e marque a festa de fim de ano entre o dia 1 e 15 de dezembro.

Em relação ao dia específico da semana, se você quer reduzir custos, evite os dias mais “badalados”, como sexta-feira, sábado e domingo. No entanto, tenha em mente o dia seguinte.

Se a festa for regada de bebida alcoólica, possivelmente terá funcionários que irão beber mais do que o necessário. Consequentemente passarão mal e não irão trabalhar. Haverá expediente no dia seguinte? Se sim, você tem um ponto de atenção a considerar.

Sendo assim, pondere o que é mais vantajoso e confortável para todos. Incluindo o bolso da empresa.

3 – Escolha uma equipe para ajudar a executar o evento

Decidir o tamanho certo da equipe e selecionar os melhores membros é essencial para tornar a festa de fim de ano um sucesso. Além de evitar aborrecimentos mais comuns.

Porém, não é o tamanho do comitê, mas a qualidade daqueles que trabalham nele, que determina o calibre de uma equipe de planejamento de eventos.

O organizador de eventos da empresa deve trabalhar com um líder capacitado em recursos humanos ou em marketing, Ou seja, alguém autorizado a aprovar o plano para ajudar a orientar decisões e escolher os membros da equipe.

4 – Crie um menu de festas de fim de ano econômico e saboroso

O seu cardápio precisa reforçar o tema da festa de fim de ano. Por exemplo: se a festa tem um tema mais tropical, frutas frescas no centro da mesa serão excelentes para a decoração e consumo posterior.

Além disso, selecionar itens de decoração mais modestos, limitar o consumo de álcool e realizar a festa em um local que já possui uma decoração festiva, também são excelentes maneiras de reduzir custos e proporcionar aos funcionários uma boa experiência.

5 – Decida o consumo de álcool

Esse assunto é um tanto polêmico, mas necessário na hora de planejar a festa de fim de ano.

As organizações, de um tempo para cá, andam limitando o volume de álcool em festas corporativas por diversos motivos.

Ainda assim, a maioria dos funcionários não quer participar de um evento da empresa que não contenha alguma bebida alcoólica. Entretanto, você pode restringir a quantidade de bebida da festa.

É uma forma de reduzir custos e também evitar uma ressaca gigantesca no pessoal. Outras opções para reduzir a bebida alcoólica é selecionar apenas uma bebida ou outra. Ou seja, apenas cerveja ou vinho.

Se a festa for em um bar, é possível limitar o horário do consumo pago pela empresa. Por exemplo: até às 22h a bebida é por conta da empresa. Após esse horário, fica pelo funcionário.

6 – Crie um manual com todas as informações e possíveis regras do evento

Para que a experiência seja a mais positiva, crie um “manual” com todas as informações da festa de fim de ano da empresa. Um e-mail dá conta do recado.

Deve constar data, hora, endereço, link do mapa do local, que tipo de roupa é adequado para o local/tema da festa e tudo o que for relevante. Inclusive possíveis regras sobre consumo de álcool e número de acompanhantes. 

Envie esse e-mail com algumas semanas de antecedência.

7 – Considere a possibilidade de realizar um amigo secreto

Em geral, muitas organizações incluem amigo secreto entre os funcionários nas festas de fim de ano. No entanto, se a organização for grande, é melhor deixar isso no nível departamental.

Agora, se a empresa for pequena, a festa de fim de ano é um bom evento para isso. Considere a brincadeira após o jantar.

Se a empresa deseja presentear os funcionários com uma lembrança ou um vale-presente é ideal que faça isso dias antes do evento. 

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Se a empresa está passando por momentos difíceis, não deve buscar receita externa para cobrir o custo de uma festa de fim de ano. No entanto, se a comemoração é importante para todos, promova um almoço ou um happy hour, onde cada um traz um prato e a empresa arca com a bebida. 

E se nem essas opções forem possíveis, tudo bem. Explique para os funcionários os motivos e siga em frente. Outras oportunidades de planejar uma boa festa de fim de ano virão 🙂