Pense na sua empresa como uma engrenagem. A engrenagem é formada por rodas dentadas que, conforme giram em sincronia, transmitem potência e fazem uma máquina funcionar. O workflow é bem semelhante a isso.

Basicamente, o workflow é a forma como as pessoas realizam o trabalho. Ele é formado por uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente para ter fluidez de um estágio para o outro, seja por meio de um colega, ferramenta ou processo. No trabalho híbrido, ter um bom workflow é essencial para garantir a colaboração com fluidez, mesmo à distância.

Além disso, o workflow pode funcionar para um trabalho solo, como um mesmo profissional escrever, editar e publicar uma postagem de blog.

O workflow na prática – o caso da Boeing

Para ter uma ideia melhor de um workflow na prática, os exemplos são essenciais. Veja o caso da Boeing:

O processo da Boeing para fabricar um avião do zero é alucinante. Cada fluxo de trabalho individual provavelmente não será tão complexo. Mas a escala da tarefa, do início ao fim, exige um workflow preciso para tudo funcionar.

“A Boeing Commercial Airplanes realiza a grande montagem de todos os 737s em suas fábricas nos Estados Unidos; no entanto, as peças para os aviões vêm de fornecedores em todo o mundo.”

Montar uma aeronave 737 é algo muito complexo. Os funcionários da fábrica devem levar 367.000 peças; um número igual de parafusos, rebites e outros fechos; e 58km de fio elétrico; e colocá-los todos juntos para formar um avião.

A fuselagem, ou carroceria do avião, é produzida na fábrica da Boeing em Wichita, Kansas, no meio-oeste americano. Nessa instalação, os funcionários prendem a seção do nariz da fuselagem do avião às seções central e traseira. Quando a fuselagem está completa, ela é amarrada a bordo de um vagão de trem para uma viagem de trem de 3.500km pelos Estados Unidos.

O workflow da Boeing é detalhado para que todas aquelas peças formem um avião seguro para dar voo e é nesse nível que é preciso criar um workflow. Frequentemente monitorado, gerenciado e otimizado para garantir que seja eficiente e realístico.

Na sua empresa, o workflow pode ser menos complicado. Você precisa lidar com o onboarding de funcionários que envolve várias reuniões, relatórios, tarefas e outras áreas da empresa. 

Por que você deve gastar tempo criando workflow?

A origem do workflow começou com Henry Gantt – também criador dos gráficos de Gantt.

A revolução industrial foi o catalisador para pensadores inteligentes como Gantt criarem maneiras eficientes de organizar uma força de trabalho. Os proprietários de negócios foram repentinamente capazes de mobilizar enormes forças de trabalho com máquinas poderosas. Mas eles precisavam responder a uma pergunta antes de saberem exatamente a melhor maneira de aproveitar essa energia:

Qual é a maneira mais eficiente de fazer esse trabalho?

Resolvendo essa questão, Gantt concluiu que precisava saber:

• Os trabalhos exatos sendo feitos
• Quem é responsável por cada tarefa
• O tempo que cada tarefa leva

Ao responder a essas perguntas e estruturar as respostas em um gráfico ou processo, você também conseguirá um workflow.

Você não pode gerenciar o que não mede. Ao medir o trabalho que precisa ser feito, você pode gerenciar como ele é executado de maneira otimizada. Caso contrário, você não tem ideia do que está acontecendo, nem de onde está o gargalo na sua equipe.

Ter um bom workflow ajuda a otimizar processos, melhora a colaboração e ainda torna o trabalho mais produtivo. Na prática, isso também significa aumentar o engajamento dos colaboradores.

Como documentar workflow em sua empresa

Assim, você precisa examinar seus processos de negócios antes de documentá-los.

Da mesma forma que Gantt começou medindo as atividades da força de trabalho, seu ponto de partida também deve dar uma ideia de como é cada fluxo de trabalho em sua empresa.

Você pode fazer isso mapeando o processo da seguinte forma:

1 – Faça reuniões com sua equipe

A ideia é que essas reuniões sirvam para mostrar como sua equipe está trabalhando para que você crie o workflow necessário.

Você pode começar usando as três perguntas de Gantt, mas faça outras para detalhar toda a execução e entender do início ao fim o processo. Com isso, você será capaz não só de entender todo o fluxo de trabalho, mas identificar onde estão os gargalos.

Talvez, os problemas estejam em outras áreas ou até mesmo na tecnologia usada para executar o trabalho. Se necessário, faça reuniões com outros times para entender como funciona a entrada do trabalho que o seu time entrega para outras áreas.

2 – Colete o máximo de informações e foque no planejamento

Não economize nas informações, nem no planejamento. Criar um workflow otimizado sem antes ter o real entendimento do processo de trabalho é criar um workflow fadado ao fracasso.

3 – Use um software para automatizar

Assim que você tiver informações suficientes para começar a criar seu primeiro workflow, é hora de transferi-lo para algum software de gerenciamento de projetos. Uma vez feito, você pode ver o trabalho sendo concluído em forma de listas de verificação por cada funcionário.

O Trello, uma ferramenta online, pode ser um bom começo, pois tem vários recursos gratuitos. Nele, dá para incluir o time e criar vários quadros.

Usar um software simplifica o rastreamento da atividade do workflow de sua equipe e, em seguida, otimiza obstáculos. Além disso, documentar o workflow garantirá a conformidade com todas as regras da área e facilitará seu planejamento de gerenciamento de risco.

Suas próximas etapas com fluxos de trabalho

Depois de ter uma ideia geral do que é um workflow e como você pode usá-lo, você se abriu para muitas possibilidades.

Com workflow documentado em software de gerenciamento de processos, você pode até mesmo começar a automatizar etapas. Aqui está o que você pode fazer a seguir:

• Pense no workflow que você e sua equipe usam;
• Otimize o workflow para eliminar etapas ineficientes;
• Crie uma biblioteca de processos e workflows para preparar seus negócios para o futuro;
• Automatize o trabalho tedioso conectando o software de gestão de projetos com outras tecnologias usadas pelo time.

Qual é o primeiro fluxo de trabalho que você deseja documentar e por quê? Deixe-me nos comentários.